Zeitmanagement: Finde heraus wo deine Zeit hingeht (mit Timeular)

Frägst du dich auch manchmal nach einem langen Tag: Wo ist eigentlich meine ganze Zeit schon wieder hingegangen? Was habe ich eigentlich die letzten Stunden getan?

Um genau das herauszufinden stelle ich dir in diesem Blogpost mein persönliches Lieblingsprodukt für besseres Zeitmanagement vor: Timeular.

„Zeit ist die Währung unseres Lebens. Es ist die einzige Währung die du hast und nur du kannst bestimmen, wie sie ausgegeben werden soll.“

Carl Sandburg

Die fünf meist gemachten Fehler im Zeitmanagement

Bevor ich dir das Produkt vorstelle möchte ich kurz auf die fünf größten Fehler im Zeitmanagement eingehen. Ich denke niemand ist perfekt im Bereich Zeitmanagement, aber ein paar kleine Änderungen in deinem Tagesablauf können schon einiges bewirken.

#1 Du planst deinen Tagesablauf nicht im Voraus

Einen entscheidenden Fehler warum viele Menschen heute gestresst sind, ist dass diese ihre Zeit nicht planen. Sie lassen sich leiten von dem was ihr Chef am nächsten Tag gerade möchte und angeln sich von Mail zu Mail.

#2 Du planst jede einzelne Minute und keinen Puffer

Aber Vorsicht! Selbst wenn du jede einzelne Sekunde deines Tages planst, merkst du immer noch, dass es nicht funktioniert. Ein Plan ist nie richtig, Pläne ändern sich! Du solltest vorbereitet sein, dass sich deine Prioritäten jederzeit ändern können.

#3 Es gibt zu viele Möglichkeiten die dich ablenken

Ein häufiger Grund warum selbst gutes Zeitmanagement nicht funktioniert sind zahlreiche Ablenkungen. Mal kommt eine neue Mail rein, mal der Kollege per Telefon oder das Handy vibriert. Ich kenne das, es ist einfach gesagt mal „schnell“ aufs Handy zu schauen und schon seit weitere 5 Minuten um.

#4 Du versucht Aufgaben noch „irgendwie“ unterzubringen

Du hast bereits einen vollen Terminkalender auf der Arbeit, Überstunden sind Gewiss, Reifen müssen gewechselt werden, Einkaufen musst du auch noch, dann kochst du eine Kleinigkeit und irgendwann ist dann schon noch Zeit für Sport. Selten schaffst du es dann noch zum Sport.

#5 Du analysiert am Schluss nicht, wofür du deine Zeit tatsächlich verwendet hast

Und schon ist Tagesende, Wochenende, Monatsende oder Jahresende und du hast keine Ahnung wo eigentlich deine Zeit hin ist. Wie viele Stunden hast du gearbeitet? Wie viele Stunden davon sind für die wirklich, wirklich wichtigen Dinge verwendet worden?

Meine drei Tipps für besseres Zeitmanagement

Um dein Zeitmanagement in Zukunft effektiver zu gestalten möchte ich dir meine drei wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement mitgeben.

#1 Hör auf „Ich hab keine Zeit“ zu sagen!

Verwende stattdessen: „Dies ist aktuell nicht meine Priorität“. Denn: Zeit hast du jeden Tag 24h. Es ist deine Entscheidung wie du sie nutzt! Du setzt die Prioritäten, daher kannst auch du darüber bestimmen ob du „Zeit hast“ oder nicht. Dieses kleine Gedankenspiel fordert dich jederzeit heraus, dir Gedanken über deine Prioritäten zu machen. Ist mir heute Sport wichtiger? Mein Auto? Meine Leistung auf der Arbeit? Sobald du die für dich richtige Priorität gesetzt hast, ist es deine Zeit. Idealerweise setzt du dabei auf eine einzige Priorität. Diese machst du am Anfang deines Tages, danach hast du das wichtigste erreicht. Mehr Input hierzu in den Büchern: Eat that Frog (B. Tracy) und The One Thing (G. Keller). Prioritäten richtig setzen lernst du auch im Buch: Die 4 Stunden Woche (T. Ferris).

#2 Plane deinen Tag: Focus, Fight, Puffer und Pause

Plane deinen Tag so wie du es möchtest. Idealerweise sogar deine Woche, Monat oder Jahr. Trage dir in deinen Kalender Zeit ein für die wichtigen Dinge (Focus). Dinge an denen du vielleicht fokussiert arbeiten möchtest. In dieser Zeit solltest du sämtliche Ablenkungen ausblenden (Handy in einem anderen Raum, Outlook geschlossen, Türe zu, …) und es sollten längere Phasen am Stück sein. Finde deinen Weg für „Deep Work“. Lese hierzu: Konzentrierter Arbeiten (C. Newport)

Neben Focus Zeiten gibt es auch Zeiten in denen es drunter und drüber geht (Fight). Auch diese Zeiten können eingeplant werden. Diese Zeiten solltest du auch fest einplanen. Also wann beantwortest du E- Mails, wann sind die besten Zeiten für Meetings, …. Wenn du eine sinnvolle Zeit für arbeits- und abstimmungsintensive Zeiten einplanst, kannst du auch deine Focus Zeiten öfter wahrnehmen. Ich versuche beispielsweise meinen Fight Zeiten immer auf den Nachmittag zu legen.

Egal ob Focus oder Fight – plane einen Puffer ein. Eine gute Faustregel für die Planung von Focus Phasen ist, die Zeit die du denkst für die Aufgabe zu benötigen mit 1,5 zu multiplizieren. Fight Zeiten sind schwierig abzuschätzen, dennoch einzuplanen. Hier sollte dein Puffer am Ende des Tages eingeplant werden. Hast du also geplant 8 Stunden zu arbeiten so plane ca. 1 Stunde Puffer ein. So kommst du auch mit großer Wahrscheinlichkeit Abends noch zu den Dingen die dir persönlich wichtig sind.

So versuche ich persönlich meinen idealen Arbeitstag zu planen. Je nach Tag und Projekt kann ich dies natürlich nicht immer umsetzen.

Der Puffer ist dazu da, unvorhergesehene Ereignisse besser in deinen Prioritäten berücksichtigen zu können. Noch viel wichtiger als dein Puffer sind deine Pausen. Ohne Pausen kannst du keine Höchstleistung bringen. Die volle Konzentration über 8 Stunden zu halten ist fast für keinen Menschen möglich. Versuche daher immer wieder kleine Pausen in deinen Tag einzubauen. Mache 1 Minute Atemübung, bewege dich, schau aus dem Fenster und fülle dein Wasser auf. Beliebt ist auch die Pomodoro Technik: 25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause. Ich bin eher ein Fan von 50/5 aber das sei jedem selbst überlassen. Hierfür könnt ihr beispielsweise auch die App Forest nutzen (mein Blog Post zur App findet ihr hier).

#3 Werde dir bewusst wo deine Zeit hingeht

„Wenn du es nicht messen kannst, kannst du es nicht verbessern.“

Peter Drucker

Peter Drucker beschreibt in dem oben genannten Zitat eines der wichtigsten Dinge im Zeitmanagement. Wenn du nicht weißt wie viel deiner Zeit wohin geht, kannst du dein Zeitmanagement auch nicht verbessern. Daher werde dir vor allem zu Beginn bewusst, mit was du deine Zeit verbringst. Sind dies wirklich deine Prioritäten oder werden dir diese Prioritäten immer wieder vernachlässigt. Arbeitest du auch an strategischen Themen oder nur an operativen? Wie viel davon sprichst du am Telefon mit deinen Kollegen?

Mach dir zu Anfang ein klares Bild darüber wie dein optimaler Tag (Focus, Fight, Puffer, Pause) aussieht und messe jeden Abend ob dies auch so eingetreten ist. Genau diese Analyse hat mich zum Produkt Timeular geführt. Seit dem ist dieser kleine Tracker nicht mehr aus meinem Alltag zu denken.

Timeular: Der achteckige Würfel für ein besseres Zeitmanagement

Übersicht

Um dein Zeitmanagement zu verbessern ist es natürlich ideal zu wissen wie viel Zeit du für was aufwendest. Hierzu habe ich den Würfel Timeular entdeckt. Dies ist ein achteckiger Würfel der durch einfachen Umdrehen auf eine gewisse Seite die Zeit trackt. Wechselst du die Aufgabe, drehst du einfach den Würfel auf die entsprechende Seite. Du kannst jede Seite individuell nach deinen Vorgaben beschriften. Geladen wird der Würfel mit USB-C und ist auf während des Ladevorgangs fähig zu tracken. Um den Tracker zu programmieren gehst du einfach in die App, legst eine Kategorie an, drückst auf hinzufügen und die oben liegende Seite wird direkt mit der Kategorie verknüpft. Einfacher geht’s kaum!

Auf dem Weg zu konzentrierterem Arbeiten

Natürlich lebt der Nutzen des Würfels nur durch regelmäßige Nutzung. Da dieser aber sehr schlicht gestaltet ist, kannst du diesen jederzeit vor deinem Bildschirm abstellen und ihn somit immer im Blick haben. Sobald du nun eine Aufgabe wechselst drehst du den Würfel um. Das gute daran: Durch ein ständiges Aufgabenwechseln wirst du merken, dass du entweder vergisst den Würfel umzudrehen oder du merkst, dass du diesen sehr oft umdrehst. Automatisch stellst du fest, so viele kleine Aufgaben machen kein Sinn und lenken nur ab. So kommst die direkt zu einer Stufe von Deep Work: Aufgaben an einem Stück über längere Zeit bearbeiten. Du wirst direkt den Unterschied in der Konzentration spüren.

Deine Auswertung

Sobald du den Würfel von der Station genommen hast beginnt er auch schon deinen Kalender zu füllen (siehe linkes Bild unten). Um Pausen zu machen stellst du ihn einfach wieder zurück auf die Station. Als Nachricht zeigt die deine App dann liebevoll an „Sleep well Tracker“. Du kannst dir hierfür die Desktop App herunterladen oder einfach per Handy App im Play oder Apple Store herunterladen. Im Kalender kannst du auch immer sehen, wie viele Stunden du am Tag gerade trackst oder getrackt hast. Ich empfehle ihn insbesondere für Projektmanager oder Berater, welche oftmals kompliziert Projektarbeiten aufschreiben und nachverfolgen müssen um diese später auf ein Projekt oder Kunden zu buchen.

Im Monatsreporting (siehe rechtes Bild oben) erhältst du dann eine Übersicht über deine aufgenommenen Stunden. Ob du diese wöchentlich, monatliche oder jährlich einsehen möchtest ist dir überlassen. Für Trends zwischen den Monaten musst du leider die Premium Version dazu buchen, was mich zu den Kosten den Trackers bringt.

Kosten

Den Tracker kannst du als Hardware einfach über Amazon bestellen. Hier hat der Tracker einen stolzen Preis von 89,00€. Du kannst den Tracker aber auch direkt über die Timeular Website selbst bestellen. Hier (oder nach dem Bestellen des Trackers) hast du die Möglichkeit ein Abo abzuschließen, welches dir erlaubt gemeinsam mit deinem Team deine Zeiten zu tracken, bessere Reportingmöglichkeiten erlaubt und einige Schnittstellen zu Systemen wie Outlook oder Jira bietet. Die Preise für ein 6 Monate Abo inkl. Tracker liegen bei 79€, für 12 Monate inkl. Tracker bei 129€ (ca. 7€ pro Monat) und für ein Lifetime Abo bei 249€.

Ich finde für den Nutzen, die Nutzerfreundlichkeit und die zahlreichen Möglichkeiten des Trackers geht der Preis für die Hardware sowie für die Premium Versionen mehr als in Ordnung. Ich finde zumindest er ist jeden Cent Wert!

9Expert Score
Messen worauf es wirklich ankommt.

Timeular ist womöglich eins meiner besten Investments unter 100 Euro. Mit dem Würfel kann ich jeden Tag sehen wohin meine Zeit geht, Verbesserungen planen und Projekte einfach und schnell buchen. Must have für alle denen Selbstmanagement etwas bedeutet.

Personal Improvement
8
Mental & physical Health
5
Self awareness
9
Growth mindset
8
Work hacks
9
Entrepreneurship
4
Time Management
10
New work
3
Innovation
8
Pros
  • Intuitives und schickes Design
  • Hohe Batterielaufzeit
  • Persönlich individualisierbar
  • Schnelle und einfache Auswertung
  • Auch Offline nutzbar
  • Manueller Nachtrag möglich
Cons
  • Einmalkosten von 89€ – Pro Version als Monatsabo
  • Mitgelieferter Stift hält nicht auf der Oberfläche
  • Limitiert auf 8 Seiten

Wie ist eure Meinung dazu?

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